esefer ile Sefer Takibi Adımları

Adım 1: Sahada Kolay ve Hızlı Veri Girişi

• Kim Yapar? Yetkilendirdiğiniz saha personeliniz (kantar görevlisi, şantiye sorumlusu, formen vb.).
• Nerede? Doğrudan sahada, esefer'in kullanıcı dostu mobil uygulaması veya web arayüzü üzerinden.
• Nasıl?
  1. İlgili  Proje  seçilir. (Her proje için seferler ayrı ayrı takip edilir.)
  2. Yeni sefer için gerekli bilgiler girilir.
  3. Bilgiler Kaydet Yazdır.
• Anında Etki: Kaydedilen tüm veriler, internet bağlantısı olduğu anda eş zamanlı olarak merkezi esefer sistemi aktarılır. Veri kaybı, unutulma veya gecikme riski ortadan kalkar.

Adım 3: Merkezi Takip, Anlık Kontrol

• Kim? Merkez ofisteki yöneticiler, operasyon sorumluları, muhasebe birimleri gibi yetkili kullanıcılar.
• Ne Yapar? esefer platformu üzerinden:
  • Devam eden seferleri otomatik olarak harita üzerinde veya liste halinde görüntüler.
  • Hangi araç hangi projede, ne taşındığını, hangi seferin hangi aşamada olduğunu kolayca takip eder.
  • Gerektiğinde sefer detaylarını inceler, doğrular veya (yetkisi varsa) düzenler.
• Faydaları: Tüm Projeler ve operasyonlar üzerinde tam zamanlı görünme ve proaktif kontrol imkanı sağlanır.

Adım 4: Detaylı ve Esnek Raporlama

• Veriden Değer: Merkezi hizmet hizmetleri ve eksiksiz bir şekilde biriken tüm seferler kaydedilebilir, artık işletmeniz için anlamlı ve eyleme geçirilebilir bilgiler dönüşmeye hazırdır.
• İhtiyaca Özel Filtreleme ve Raporlama: Esefer'in güçlü raporlama aracı sayesinde, kayıtlı birçok veriyi farklı kriterlere göre filtreleyerek ihtiyacınız olan raporları kolayca oluşturabilirsiniz. Sıklıkla kullanılan raporlama kriterlerinden bazıları:
  • Projenin bazında: esnek bir Proje 'ye ait tüm seferlerin sayısı, toplam taşınan miktar/hacim ve ayrıntılar.
  • Lokasyon Bazında: düzenli bir Yükleme veya Döküm Noktası'na yapılan seferlerin dökümü.
  • Araç / Taşeron Bazılarında: esnek bir Plaka'nın veya Araç Sahibi Firması'nın (alt yüklenicinizin/taşeronunuzun) yaptığı seferlerin listesi, sayısı ve performansı.
  • Tarih Aralığı: Seçtiğiniz Tarih aralığına göre ayrıntılı sefer listeleri veya özet raporlar.
  • Finansal Durum: Ödemesi yapılmamış Seferler 'i kolayca listeleyerek hakediş programlamalarını ve finansal takibi basitleştirme.
• Doğru Kararlar İçin Net Veriler: Bu ayrıntılı ve esnek raporlama yeteneği sayesinde, proje maliyetlerinizi çok daha hassas bir şekilde takip eder, alt yüklenici (taşeron) hakedişlerini yönetir ve çalıştırırsınız, yaklaşık olarak net olarak kayıtlılar düzenler.

esefer ile Yakıt Yönetimi ve Ödeme Takibi Adımları

Adım 1: Sahada Yakıt Girişleri ve Tanker Yönetimi

• Kim Yapar? Yakıt yönetiminden sorumlu, yetkilendirilmiş personeliniz.
• Ne Yapılır?
  • Sahadaki tankerlerinize giren tüm yakıtlar miktarı ve tarihi ile sisteme kaydedilir.
  • Araçlara veya iş makinalarına yakıt verilirken, esefer mobil/web arayüzü üzerinden işlem anında kaydedilir: Verilen miktar (litre), yakıt alan aracın plakası/makinenin kodu, tarih/saat, pompanın/tankerin günlük başlangıç ve bitiş sayaç okumaları.
• Anında Güncelleme: Yapılan her yakıt girişi ve çıkışı ile tankerlerinizde kalan yakıt miktarı sistemde anlık olarak güncellenir.
• Faydası: Tüm yakıt hareketleri merkezi olarak kayıt altına alınır, anlık envanter takibi yapılır.

Adım 2: Şirket Varlıkları İçin Detaylı Tüketim Takibi

• Otomatik İlişkilendirme: Sistem, şirket araçlarınıza ve projede çalışan iş makinalarına verilen yakıtları otomatik olarak ilgili varlıkla eşleştirir.
• Analiz İmkanı: Araç veya makine bazında yakıt tüketim alışkanlıkları, periyodik harcamalar detaylı olarak izlenebilir.
• Faydası: Anormal yakıt tüketimleri kolayca tespit edilir, bakım ihtiyaçları öngörülebilir ve yakıt verimliliği için optimizasyon yapılabilir.

Adım 3: Kiralık Araçlarda Sefer Bazlı Ödeme ve Kontrol

• Sefer Karşılığı Ödeme:Kiralık araçlara yapılan seferler karşılığında yakıt olarak ödeme yapılıyorsa, verilen yakıt miktarı ilgili sefer kaydıyla (örn: sefer fişi numarası ile) ilişkilendirilir.
• Hakediş Hesaplama: Anlaşılan birim fiyat üzerinden verilen yakıtın hem litre hem de TL karşılığı sistemde kaydedilir, böylece hakedişler şeffaf bir şekilde hesaplanır.
• Sahteciliği Önleme: Sistem, her sefer için yalnızca bir defa yakıt ödemesi yapılmasına izin verir. Aynı sefer fişi kullanılarak kopya fiş veya mükerrer ödeme yapılması engellenir, art niyetli girişimlerin önüne geçilir.
• Faydası: Alt yüklenici ödemeleri doğru, hızlı ve güvenli bir şekilde yapılır, anlaşmazlıklar önlenir.

Adım 4: Sayaç Kontrolü ve Kayıp/Kaçak (Fire) Önleme

• Günlük Mutabakat: Yakıt pompası veya tanker sayaçlarının günlük başlangıç ve bitiş değerleri düzenli olarak sisteme girilir.
• Otomatik Karşılaştırma: esefer, sisteme kaydedilen toplam yakıt çıkış miktarı ile sayaçlar arasındaki farkı otomatik olarak hesaplar.
• Fark Tespiti: Belirlenen toleransların dışındaki farklar sistem tarafından işaretlenir, olası yakıt kayıp veya kaçaklarının (fire) kaynağının hızla araştırılmasına olanak tanır.
• Faydası: Sıkı sayaç takibi ile yakıt israfı ve kayıplar minimuma indirilir, hesap verilebilirlik artar.

Adım 5: Kapsamlı Yakıt Raporlaması

• Tam Görünürlük: Yakıt yönetimi ile ilgili tüm veriler detaylı raporlar halinde sunulur:
  • Tankerlere giren/çıkan toplam yakıt miktarları ve envanter durumu.
  • Araç, iş makinası veya proje bazında yakıt tüketim raporları (litre ve TL).
  • Kiralık araçlara yapılan sefer bazlı ödemelerin dökümü.
  • Sayaç mutabakat raporları ve tespit edilen farklar.
• Stratejik Bilgi: Bu raporlar sayesinde yakıt maliyetlerinizi tam olarak kontrol eder, bütçenizi daha doğru planlar ve operasyonel verimliliğinizi artıracak kararlar alırsınız.

esefer ile Araç Bakım ve Stok Takibi Adımları

Adım 1: Bakım ve Onarım Kayıtlarının Girilmesi

• Ne Zaman? Araçlarınıza periyodik bakım veya herhangi bir arıza onarımı yapıldığında.
• Nasıl? esefer platformundaki Araç Yönetimi modülüne girilerek ilgili araç seçilir ve yapılan işleme ait tüm detaylar kaydedilir: İşlemin yapıldığı tarih, aracın o anki kilometre (km) bilgisi, bakımın türü (periyodik, arıza, kaporta vb.), yapılan işlemlerin ve tespitlerin ayrıntılı açıklaması.
• Maliyet ve Parça Bilgisi: Bakım sırasında kullanılan yedek parçalar ve oluşan işçilik/dış servis gibi maliyetler de bu bakım kaydı ile doğrudan ilişkilendirilir.
• Faydası: Her bir aracınızın tüm bakım ve onarım geçmişi, yapılan işlemler ve maliyetler tek bir yerde, düzenli ve kolay erişilebilir şekilde dijital olarak saklanır.

Adım 2: Kullanılan Yedek Parçaların Araç ve Stok Takibi

• Parça Seçimi ve İlişkilendirme: Bakım kaydı sırasında, işlemde kullanılan her bir yedek parça, sistemde tanımlı olan stok listesinden seçilerek ilgili araca atanır.
• Otomatik Stoktan Düşme: Araca atanan yedek parçalar, aynı anda tamirhanenizin (atölye) dijital stok envanterinden otomatik olarak düşülür.
• İzlenebilirlik: Hangi yedek parçanın, ne zaman, hangi bakım işlemiyle, hangi araca takıldığı bilgisi net bir şekilde takip edilebilir hale gelir.
• Faydası: Parça kullanımında tam şeffaflık sağlanır, stok seviyeleri anlık olarak güncellenir ve hangi aracın hangi parçaları kullandığı kolayca görülebilir.

Adım 3: Atölye/Tamirhane Stok Yönetimi

• Dijital Envanter: Tamirhanenizde bulunan tüm yedek parça ve sarf malzemelerinin güncel listesi, birim maliyetleri ve miktarları esefer platformunda yönetilir. Yeni stok (malzeme) girişleri de sisteme kolayca kaydedilir.
• Kalan Malzeme Takibi: Sistem, anlık olarak hangi parçadan veya malzemeden stokta ne kadar kaldığını net bir şekilde gösterir. İsteğe bağlı olarak kritik stok seviyeleri belirleyip, seviye altına düşen ürünler için otomatik uyarılar alabilirsiniz.
• Faydası: Atölyenizdeki malzeme ve yedek parça envanterini tam olarak bilirsiniz. Parça eksikliği nedeniyle bakım/onarım işleriniz aksamaz, etkili stok kontrolü ile gereksiz maliyetlerin önüne geçersiniz.

Adım 4: Periyodik Bakım Zamanı Takibi ve Hatırlatma

• Bakım Periyotlarının Tanımlanması: Her araç tipi veya model için yapılması gereken periyodik bakımlar (yağ değişimi, filtreler, ağır bakım vb.) gün (zaman) veya kilometre (km) bazlı periyotlarla sisteme tanımlanır.
• Otomatik Hesaplama ve Takip: esefer, araçların sisteme girilen son bakım tarihini/km'sini ve güncel km bilgilerini kullanarak bir sonraki periyodik bakımın kalan süresini veya kilometresini otomatik olarak hesaplar ve takip eder.
• Proaktif Bilgilendirme: Bakım zamanı yaklaşan araçlar için sistem, size önceden uyarılar veya raporlar sunar, böylece bakımları zamanında planlayabilirsiniz.
• Faydası: Periyodik bakımların atlanması önlenir, bu sayede araç arızaları ve beklenmedik onarım masrafları azalır, araçların kullanım ömrü ve ikinci el değeri korunur, yasal zorunluluklar (muayene vb.) kolayca takip edilir.

Adım 5: Detaylı Bakım Maliyeti ve Stok Raporlaması

• Maliyet Analizi: Araçlarınıza yapılan tüm bakım ve onarım işlemlerinin toplam maliyetini; araç bazında, belirli bir tarih aralığında, bakım türüne veya kullanılan yedek parçalara göre detaylı olarak raporlayabilirsiniz.
• Stok Raporları: Atölyenizdeki güncel stok durumunu, stoktaki malzemelerin değerini, stok giriş/çıkış hareketlerini ve düşük seviyedeki ürünleri gösteren raporlar alabilirsiniz.
• Faydası: Araçlarınızın gerçek işletme ve bakım maliyetlerini net bir şekilde görerek filo yönetimi kararlarınızı verirsiniz. En çok masraf çıkaran araçları, sık tekrarlayan arızaları veya verimsiz parça kullanımlarını tespit edersiniz. Stok yönetiminizi veriye dayalı olarak optimize edersiniz.